Vad är HR-avdelningen? Din guide till HR-funktioner

Om du någonsin har arbetat på ett kontor, har du definitivt hört att "HR" kastas runt på arbetsplatsen mycket. Men vet du faktiskt vad HR gör? Vad ansvarar HR-avdelningen för? Eller vad de egentligen gör för företaget och dess anställda?

HR-avdelningen, även känd som "Human Resources"-teamet i ett företag, är en grupp yrkesverksamma som är engagerade i att leda, stödja och organisera anställda. Specialisterna i detta team är experter på att bygga och upprätthålla professionella relationer. De är människorna som sysslar med att anställa och skaffa nya talanger, lösa incidenter på arbetsplatsen och till och med planera utbildnings- och utvecklingsinitiativ för den professionella tillväxten av anställda.

Närhelst du vill prata om dina anställdas förmåner, eller leta efter ett nytt utbildningstillfälle, går du till HR-avdelningen. De är din väg till om du har frågor om kontorspolicyer. HR-avdelningen ansvarar också för att yrkesverksamma håller sig säkra i arbetsstyrkan och navigerar i rätt kanaler när de framför klagomål.

Vad är HR-avdelningen? En introduktion

HR står för Human Resources. Deras namn är ganska självförklarande. I en organisation är HR-avdelningen ansvarig för att hantera de anställda – de mänskliga resurserna – i din organisation. Kom ihåg att personal ofta är den viktigaste resursen som ett företag kan ha, vilket innebär att se till att de trivs och är nöjda på sina respektive jobb, och att de ges gott om utrymme att växa är avgörande för alla företag. Dessutom är företag ansvariga för säkerhet och välbefinnande för anställda på arbetsplatsen. Detta faller också under HR-avdelningens ansvarsområde.

Image Source

Personalexperter finns där för att säkerställa att företag kan få ut det mesta av de begåvade teammedlemmarna de anställer. Samtidigt betjänar de också anställda, vilket säkerställer att de får bästa möjliga upplevelse på jobbet, förstärkt av en positiv företagskultur.

På en grundläggande nivå är personalavdelningen involverad i att se till att företaget de arbetar för har en solid lista med lämpligt kompenserade och effektivt utbildade teammedlemmar. De är ansvariga för alla medarbetarbaserade aktiviteter som är involverade i att driva ett företag – från att hantera löner, till att anställa och avskeda och till och med administrera personalförmåner.

HR-experter kan också bidra till att säkerställa att medarbetarna trivs inom företaget och anpassar sig till organisationens kultur. Detta beror på att företag med nöjda och engagerade medarbetare vanligtvis ser en ökning av medarbetarnas produktivitet med 17 % och en minskning av frånvaron med 41 %.

HR-avdelningens nyckeluppgifter

För att svara på frågan "vad är HR-avdelningen?" vi måste titta på vad HR-anställda brukar göra. Som HR-proffs är de ansvariga för att hantera ett brett utbud av olika uppgifter kopplade till anställdas välbefinnande, ersättning och organisation.

Medan den exakta funktionen hos en HR-avdelning vanligtvis beror på olika faktorer, inkluderar några av de vanligaste ansvarsområdena:

• Rekrytering: Att hitta och rekrytera lovande medarbetare är ett av huvudmålen för en personalavdelning. HR-proffs undersöker företagets behov och dess mål för att söka medarbetare som lämpar sig för vissa roller. De leder också kvalificerade kandidater till företagets talangpipeline och kan hjälpa till med intervjuer.
• Anställning: Förutom att söka efter nyckelkandidater, erbjuder HR-proffs också erbjudanden till de mest kvalificerade kandidaterna och förhandlar om förmåner och lön. De kommer vanligtvis att vara ansvariga för introduktionsprocessen och se till att all rätt dokumentation är klar innan en anställd börjar arbeta.
• Administration: Personalavdelningar sysslar med olika former av administrativt arbete kopplat till ledning av anställda. De kan skapa arbetsscheman för anställda och hjälpa till med att fylla i olika formulär och pappersarbete. De hjälper också till med att säkerställa att anställda kan hitta rätt kanaler för att framföra klagomål om de av någon anledning är missnöjda med sina arbetsförhållanden.
• Lön och ersättning: HR-avdelningen är vanligtvis ansvarig för att övervaka ersättning, från förmåner som betald semester, till lön och lön. De arbetar med löneprogram, och lösa eventuella problem anställda kan ha med lönen. De kan också hjälpa teammedlemmar med frågor de kan ha om hälsoförmåner, skatteavdrag och semesteralternativ.
• Träning och utveckling: Många HR-avdelningar investerar också i olika utbildnings- och utvecklingsstrategier för medarbetarna. De kan hjälpa till att se till att licenser och anställdas certifieringar är uppdaterade och leta efter nya utbildningsmöjligheter. De kan också arbeta med anställda med karriärutveckling och successionsplaneringsuppgifter, eller förbereda kandidater för befordran till mer avancerade roller.
• Bränning: Ofta den minst tilltalande delen av HR-avdelningens roll, dessa yrkesmän hanterar också att ta bort en anställd från systemet när en anställning inte fungerar. De kan genomföra exitintervjuer, se till att en slutlön levereras och till och med ge anställda rekommendationer om de beslutar sig för att lämna ett företag i godo.

Vad gör HR-avdelningen för anställda?

I de flesta fall ses HR-avdelningen som ett viktigt verktyg för företagsledare. Dessa experter är viktiga för att ge företag tillgång till rätt talang och hantera anställnings- och avskedsprocesser. Men HR-avdelningen spelar också en viktig roll för att hålla anställda glada, engagerade och produktiva på jobbet.

Några av de viktigaste sätten som HR-experter hjälper anställda på är:

Att odla en positiv arbetsmiljö:

Ett primärt fokus för HR-avdelningen är att skapa en arbetsplats som är optimal och engagerande för medarbetarnas produktivitet. De lyssnar på personalens feedback och gör förändringar utifrån medarbetarnas behov. De kan också hjälpa till med att upprätthålla organisationsomfattande mångfalds-, inkluderings- och aktiepolicyer.

Image Source

HR-avdelningar kan utveckla sensibiliseringsprogram, uppförandekoder för anställda och genomföra medarbetarundersökningar. De är också ett viktigt verktyg för att skydda whistleblowers när missförhållanden och bedrägerier på arbetsplatsen måste rapporteras.

Hantera sysselsättningspolitik

HR-avdelningar har också ett stort ansvar för att skapa alla slags anställningspolicyer för yrkesverksamma, för att säkerställa att de har de resurser, stöd och ersättning de förtjänar. De tillhandahåller ett ramverk för att implementera olika anställningsrelaterade processer, som antidiskriminering och trakasserier och policyer för betald ledighet.

HR-avdelningen kommer också regelbundet att uppdatera allt från förmåner och betalningspolicyer till anställdas hälso- och säkerhetsstrategier baserade på regulatoriska uppdateringar.

In- och "offboarding"-personal:

En väl utformad HR-avdelning är avgörande för att välkomna nya teammedlemmar till verksamheten. Dessa anställda genomför inte bara rekryteringsprocesser, intervjuer och andra anställningsuppgifter, de hjälper också till med att integrera personalen i företaget. De kan informera nyanställda om organisatoriska värderingar och arbetskultur, och hjälpa till med att sätta upp arbetsstationer.

När en anställd bestämmer sig för att lämna ett företag kan en HR-avdelning också hjälpa till med att stänga sina konton hos företaget, se till att de får rätt lön och ge dem rekommendationer att ta till nya organisationer.

Stödja lärande och utveckling

En viktig uppgift för HR-avdelningen är att se till att anställda alltid är utrustade med de färdigheter och talanger de behöver för att trivas i alla branscher. Som sådana är de ofta involverade i att upp- och omskola personal. HR-avdelningen organiserar olika utvecklings- och utbildningsanställda för att hålla kompetensen uppdaterad, eller lära ut nya.

De kan också arbeta med anställda för att säkerställa att de uppnår sina professionella mål, hjälpa dem att bygga karriärkartor och planera för reklammöjligheter.

Assistera vid nödsituationer för anställda

HR-avdelningar hjälper ofta till med alla typer av uppgifter relaterade till anställda som ligger utanför en chefs förmåga. De kan hjälpa till med personal som behöver ansöka om ersättning för resor eller utbildningsbehov och ta itu med personalens oro för tjänstefel.

Under personliga nödsituationer kan HR-avdelningar hjälpa anställda att få tillgång till oplanerade ledigheter som kan behöva förlängas med tiden. Proffs kan fungera som en mellanhand mellan anställda och företagsledare för att säkerställa att relationer bevaras.

Kärnkompetenser på HR-avdelningar

Som kärngrupp med ansvar för att förbättra medarbetarnas upplevelser på arbetsplatsen behöver HR-avdelningar ett antal specifika kompetenser. Även om de exakta färdigheter som krävs av en HR-avdelning kan variera, inkluderar några av de vanligaste kompetenserna:

Image Source

• Kommunikation: HR-proffs behöver utmärkta kommunikationsförmåga, både skriftligt och muntligt. De sysslar ständigt med att förmedla komplex information till olika människor, och de flesta kan lyssna noga på personalen för att leverera utmärkta resultat.
• Relationsbyggande: I HR-världen är det avgörande att bygga kraftfulla relationer mellan anställda, avdelningar och ledningsgrupper. HR-proffs lyssnar och svarar på klagomål för att förhindra att relationer blir sura. De inför också policyer för att säkerställa att alla känner sig inkluderade och välkomna på alla arbetsplatser.
• anpassnings~~POS=TRUNC: När arbetsplatsen fortsätter att utvecklas måste HR-avdelningarna se till att de är så anpassningsbara som möjligt. Under de senaste åren har dessa grupper till exempel varit tvungna att hjälpa företagsledare att navigera i saker som avlägsen och hybrid arbetsplatspolicyer. De behöver också ständigt utvärdera arbetsplatsen för att optimera produktivitet och effektivitet.
• Tekniska färdigheter: Många HR-chefer arbetar med ett brett utbud av tekniska verktyg för att stödja anställda och chefer. De kan arbeta med löneprogram, verktyg för att skicka in dokument online, tidsregistrering och verktyg för personalhantering och mer. De kan också använda programvara för att förvärva talang för att sortera jobbsökande.
• Kreativitet: HR-avdelningar behöver ha kreativa färdigheter för att komma med unika lösningar på problem, företagskulturinitiativ och utbildningsprogram. De måste kunna bedöma arbetsplatsen och utforska en rad olika strategier för att öka effektiviteten, engagemanget och produktiviteten i hela arbetsstyrkan.
• Kritiskt tänkande: Kritiskt tänkande eller analysförmåga är också oerhört viktigt för HR-proffs. Oavsett om de anställer nya kandidater, förhandlar om lönehöjningar eller hanterar anställdas klagomål, måste dessa anställda analysera varje situation med omsorg.

Olika befattningar inom en HR-avdelning

HR-avdelningen är full av ett brett utbud av olika yrkesverksamma med unika ansvarsområden. Några av de vanligaste titlarna som finns i en HR-miljö inkluderar:

Image Source

• HR-direktör: En HR-direktör är ansvarig för alla medarbetarinteraktioner inom HR-landskapet, inklusive hantering av medarbetarrelationer, bemanning, efterlevnad och löner.
• Chief Diversity Officer: Ett relativt nytt tillskott till HR-avdelningen, denna expert säkerställer att företag följer DEI-initiativ.
• Rekryteringsdirektör: Rekryterande direktörer hanterar anställning och talangförvärv, de övervakar rekryteringsbudgetar och planerar för introduktion av nya teammedlemmar.
• Ersättningsansvarig: En kompensations- och förmånschef arbetar med att säkerställa att varje anställd får rätt ersättning och andra fördelar från sitt jobb.
• HR assistent: En HR-assistent är en professionell som arbetar under personaldirektören för att säkerställa att policyer implementeras och att ta itu med anställdas problem.

Bästa praxis när du bygger en HR-avdelning

Det finns ingen universell strategi för att utveckla den perfekta HR-avdelningen . För de flesta företag är nyckeln till framgång noggrann planering och att se till att du förstår exakt vad du behöver från dina HR-experter innan du ger dig in.

Några av de viktigaste övervägandena att tänka på när du skapar din HR-avdelning från början är:

• Börja med företagskulturen: Att bygga en stark företagskultur är viktigt innan du dyker in i att anställa några HR-ledare. Tydliga riktlinjer bör finnas på plats för att belysa verksamhetens mål och förväntningar, varumärkesvärden och affärsidéer. Dessa verktyg hjälper HR-proffs att göra sitt jobb så effektivt som möjligt.
• Bestäm dina HR-behov: Företag bör ta sig tid att avgöra vilken typ av behov de har för sin personalavdelning. Det kan till exempel vara viktigt att inledningsvis fokusera på yrkesverksamma med anställnings-, introduktions- och utbildningsfärdigheter, såväl som löneexperter, innan man så småningom går över till att anställa mångfaldschefer.
• Skapa policyer tidigt: Att skapa avgörande policyer tidigt i affärsutvecklingsprocessen bör hjälpa HR-anställda att blomstra. Alla teammedlemmar bör ha tillgång till policyer om hur man hanterar anställdas klagomål, hur man förbättrar kommunikationen på arbetsplatsen och vilken typ av lön och förmåner som kan erbjudas varje ny personalmedlem.
• Omfamna teknik och analys: När du implementerar nya HR-proffs i ditt team, se till att de har den teknik de behöver för att arbeta på sin bästa nivå. Detta kan innebära investeringar i tidsregistreringsverktyg för distansanställda och verktyg för att hantera arbetsplatsscheman. Det kan också innebära att investera i mjukvara för löne- och förmånsspårning.
• Utveckla regelbundet HR-strategin: När arbetsplatsen fortsätter att förändras kommer företagsledare att behöva arbeta med sin HR-avdelning för att förbättra upplevelsen för de anställda. Detta kommer att innebära att implementera nya utbildnings- och utvecklingsinitiativ, samt att introducera verktyg för medarbetarnas välbefinnande och engagemang.

Underskatta inte kraften i HR

HR-avdelningen är en ofta förbisedd, men avgörande del av att driva ett framgångsrikt företag. Experterna i detta team är viktiga för att säkerställa att företagsledare kan få ut det mesta av de yrkesverksamma som de anställer och attrahera framtida talanger när det behövs. De kan också vara avgörande för att säkerställa att företagen förblir kompatibla med reglerna för anställning och personalledning.

Utan en framgångsrik HR-avdelning kan ett företag inte bygga en effektiv miljö för sin personal, vilket innebär att produktivitet, effektivitet och affärsresultat sannolikt kommer att kämpa.