Det är lönedag! Så här behandlar du löner i 8 enkla steg (2025)

När folk hör orden "lönebearbetning" är det första som kommer att tänka på en massa siffror.

Det är mycket sifferarbete inblandat när man behandlar löner, men det finns många andra faktorer som utgör processen att betala ut löner.

Beräkningar för löneräkning kan innebära att du behöver hjälp av en lönebokförare, eftersom de är specialiserade på den processen. Lönehantering innebär dock inte alltid stora, komplexa beräkningar och anställning av revisorer. Många organisationer, särskilt småföretag, behöver bara en effektiv löneprocess.

Förstå hur man hanterar löner

Vad är lönehantering?

I alla företag finns det människor som arbetar bakom kulisserna såväl som de som är kundinriktade. De bidrar till att företagens vinster kommer in i företaget.

Det finns även andra avdelningar inom en verksamhet, till exempel ekonomiavdelningen, som tar hand om de ekonomiska aspekterna. Och naturligtvis personalavdelningen som ser till att anställda på alla nivåer i företaget följer arbetsreglerna i deras verksamhetsland. Oavsett hur stor eller liten verksamheten är har alla anställda rätt till lön och andra förmåner. Det är här lönehantering kommer in i bilden.

Att behandla löner innebär att betala de anställda i en företagsorganisation. Detta täcker hela processen för att betala anställda, från att beräkna hur mycket de tjänat, och eventuella avdrag, till den tidpunkt då de får sina betalningar. Närmare bestämt innebär lönehantering följande:

• Beräkning av anställds bruttolön för löneperioden (veckovis, varannan vecka, månadsvis)
• Innehållsavdrag, såsom lånebetalningar och sociala avgifter
• Redovisning av löneskatter
• Fördelning av nettolön till anställda

Lönehantering är en viktig aspekt av alla företag eftersom regelbunden, smidig betalning är en enorm faktor för att behålla anställda.

De 8 enkla stegen för lönehantering

Beroende på verksamhetens storlek kan löneprocessen göras manuellt eller med ett automatiserat system. Ett företag kan också lägga ut lönehantering på entreprenad och anlita oberoende tredje parter för att behandla sin lönelista. Oavsett metod bör löneutbetalningarna följa arbets- och lönebestämmelserna i företagets verksamhetsland. Här är åtta enkla steg för att hantera ditt företags lönelista:

Steg 1: Etablera ditt företag som arbetsgivare

Innan du får anställa individer för ditt företag måste du först bli erkänd av din stat och ditt land som arbetsgivare. Du måste säkra det nödvändiga pappersarbetet som styrker din kvalifikation som arbetsgivare. Följande pappersarbete krävs för att hantera lönehantering:

• Federalt arbetsgivar-ID (EIN)
• Skatteregistreringsnummer. Du kan verifiera om ditt federala och statliga skatte-ID matchar. Om inte kan du också kontrollera om du behöver ansöka om ditt federala skatte-ID eller om det kan tilldelas
• Ett konto med det elektroniska federala skattebetalningssystemet
• Bankkonto för lönetransaktioner. Det är starkt tillrådligt att detta konto enbart är för löneutgifter
• Ange elektroniska skattebetalningskonton om din stat kräver det
• Arbetsskadeförsäkring

Att säkra dessa viktiga dokument är ett bevis på din efterlevnad av lokala och federala bestämmelser angående anställning och är nödvändigt för att hantera löner.

Steg 2: Skapa en lönepolicy

Anställning och löner är inte alltid enkla. Här är några frågor du bör ställa dig själv när du skapar en lönepolicy:

• Hur ofta skulle du betala dina anställda? Det finns olika frekvenser på när arbetsgivare betalar sina anställda. Vissa betalar veckovis, varannan vecka, halvmånatlig eller månadsvis och kommer därför att behöva behandla löner beroende på denna frekvens .
• Vilken typ av anställda anställer du? Anställda kan anställas för att arbeta heltid eller deltid. Vissa anställda är också befriade från övertidsarbete, medan vissa inte är det.
• Hur kommer du att spåra dina anställdas arbetstid? Tänk på om dina anställdas löner kommer att baseras på antalet timmar de arbetat eller på en fast lönesats. Om baserat på timmar, bestäm hur du eller dina anställda kan spåra det totala antalet arbetade timmar under en löneperiod.
• Kommer du att ge dina anställda förmåner som sjukförsäkring? Bortsett från de federalt föreskrivna förmånerna kan du erbjuda dina anställda andra förmåner som är avdragsgilla från deras bruttolön. Till exempel har vissa företag aktieköpsplaner för anställda som tillåter anställda att köpa företagsaktier till ett rabatterat pris. Köpeskillingen för aktien dras av från den deltagande anställdes bruttolön.
• Vilka anställda är skyldiga att betala skatt, och vilka är det inte? Eftersom lönerna inte är lika, är vissa anställda skyldiga att betala skatt, och andra inte. Du måste bestämma vilka anställda som måste betala och hur ofta du behöver betala dessa skatter.
• Hur kommer du att betala dina anställda? Det finns olika sätt att fördela löner till dina anställda. Du kan betala dem med checkar, kontanter eller göra en direkt insättning på deras bankkonto.
• Hur kommer du att beräkna anställda och bearbeta löner tillsammans med dess uppdelningar? Som vi nämnde tidigare varierar löneprocesserna beroende på verksamhetens storlek. I de följande tre avsnitten kommer du att upptäcka de tre metoderna för lönehantering.

Manuell lönehantering

För att hantera löner manuellt måste du beräkna bruttolön, avdrag och nettolön utan hjälp av programvara. Vanligtvis behandlar företag löner manuellt på papper eller med hjälp av ett digitalt kalkylblad. Om du är ett litet företag med ett litet antal anställda, finns det en stor chans att du kommer att använda ett manuellt lönehanteringssystem, eftersom det är billigare än löneplaner eller outsourcing.

Outsourcing

Nuförtiden lägger många företag ut en del av sina affärsprocesser, inklusive lönehantering. Du kan anlita en oberoende lönebokförare eller till och med lägga ut på entreprenad till företag som tillhandahåller lönehanteringstjänster. Detta kan minska din stress och låta dig fokusera på andra aspekter av ditt företag.

Programvara för automatiserad/lönehantering

För företag som vill hantera löner i egen regi, implementering löneprogram är den bästa vägen. Du kan köpa programvara för lönehantering från olika teknikföretag, som alla täcker ett brett utbud av tjänster, från grundläggande lönehjälp till HR-tjänster och arbetstidsspårning.

Steg 3: Anställa och samla in lönedokument från anställda

Nu när du har etablerat ditt företag som arbetsgivare är det dags för dig att hitta de personer som kan tillföra värde till din organisation. Innan dina nyanställda anställda kan börja arbeta måste du samla in dokument som är nödvändiga för att hantera löner som uppfyller federala myndigheters efterlevnad. Dessa dokument inkluderar följande:

Blankett W-4, anställds källskattebevis

Denna form innehåller skatteuppgifter för anställda. Den talar om för dig vilken skattesats du ska använda för din anställde, vilket hjälper dig att dra av rätt belopp för federal inkomstskatt från deras bruttolön. Tänk på att du bör be dina anställda att fylla i ett nytt formulär när deras personliga eller ekonomiska omständigheter förändras. Vissa stater har sina egna W-4-formulär som du kan samla in och lagra för dina anställda.

Blankett I-9, verifiering av anställningsbehörighet

Även om arbetsmarknaden är enorm är inte alla sökande behöriga att arbeta. För att du ska kunna kontrollera om din nyförvärvade talang är lagligt kvalificerad för arbete måste du be dem att göra det fyll i formulär I-9. Din potentiella medarbetare måste fylla i formuläret på sin första arbetsdag. Som arbetsgivare ska du även fylla i blankettens avsnitt 2 inom tre arbetsdagar. Du är inte skyldig att skicka ett vederbörligen ifyllt formulär I-9 till regeringen om inte en auktoriserad representant begär att du gör det.

Bank Information

Om din lönepolicy inkluderar en direktinsättning som betalningssätt behöver du dina anställdas bankuppgifter. Vissa företag ber också sina anställda att öppna ett lönekonto hos en föredragen bank. Du kan också få dina anställdas bankuppgifter genom en ogiltig check. Detta kan dock bara gälla specifika fall.

Sjukförsäkringsformulär

Vissa företag erbjuder sjukförsäkringsförmåner till sina anställda. Du kan dock inte dra av något belopp för försäkringspremier från deras bruttolön utan deras skriftliga tillstånd. När du kan få dessa dokument måste du registrera din

Steg 4: Samla in, granska och godkänna tidrapporter

Nu när du har säkrat alla pappersarbete före anställningen är det dags för själva jobbet. Behovet av en tidrapport beror på hur du betalar dina anställda. Vissa jobb har fast lön för varje löneperiod. I dessa fall är tidrapporter helt enkelt för synlighet. Men om din lönepolicy anger ett timpris, är granskning och godkännande av anställdas tidrapporter avgörande för hur du hanterar löner.

Granskning och godkännande av tidrapporter beror också på vilken typ av lönehantering ditt företag implementerar. Om du väljer att behandla löner manuellt använder dina anställda vanligtvis papperstidrapporter där de kan skriva ner sin starttid, eventuella raster som tagits under dagen, inklusive lunchrasten, och sin sluttid. Lunchraster räknas dock inte och betalas inte ut. När löneperioden är slut måste ditt löneteam lägga ihop timmarna och kontrollera om det finns några fel. När du har verifierat att tidrapporterna är korrekta kan du transkribera dem till dina löneuppgifter.

Å andra sidan, om ditt företag använder ett automatiserat lönesystem, kommer dina tidkort med största sannolikhet att vara digitala och redo att laddas upp till din löneprogram. Oavsett vilken typ av lönehanteringstjänst du använder är det viktigt att hålla personalens tidkort korrekta och verifierade.

Steg 5: Beräkna anställdas löner

Nu när du vet hur många timmar dina anställda arbetat är det dags för dig att räkna ut dina anställdas bruttolön och avdrag.

Bruttolöneberäkningar

Bruttolönen är dina anställdas totala lön för löneperioden före eventuella avdrag. Det betyder att detta är motsvarande belopp som dina anställda arbetat under hela löneperioden.

Du lägger helt enkelt ihop den tid dina anställda arbetat och multiplicerar svaret med deras timpriser när du beräknar bruttolönen. Raka tidstimmar kommer att variera, men det vanliga är upp till 40 arbetstimmar på en vecka. Observera att även övertidsersättning ingår i bruttolönen och vanligtvis är 1.5 gånger högre än dina anställdas ordinarie timlön.

Avdrag från bruttolön och löneskatter

Anställda kommer inte att få 100 % av sin totala inkomst under en löneperiod. Det beror på att det finns förmåner och utgifter som hänförs till deras inkomster, som är avdragsgilla från deras totala inkomst. Här är en lista över vanliga avdrag:

• Statliga förmåner som social trygghet och Medicare
• Federal arbetslöshetsskatt
• Avdrag baserat på de förmåner du erbjuder dina anställda såsom aktieköpsplaner och sjukförsäkring
• Skatteavdrag för anställdas tips och incitament, i förekommande fall
• Diverse avdrag såsom enhetliga utgifter och utgifter för dina anställdas arbetsutrustning

Vid löneberäkning måste du lägga till alla dessa avdrag för att beräkna bruttoavdragen för löneperioden. Du kan dock fortfarande visa en uppdelning av dessa avdrag för dina anställda så att de vet vilka förmåner de får.

Nettolön

Nu när du vet dina anställdas bruttolön och bruttoavdrag för löneperioden är det dags att räkna ut vilket belopp de faktiskt ska få. Detta kallas nettolön och beräknas helt enkelt genom att dra av bruttoavdragen från bruttolönen.

Steg 6: Fördelning av nettolön till dina anställda och betalning av skatter och andra förmåner

När du kan fastställa dina anställdas nettolön såväl som deras bruttoavdrag för löneperioden, bör du nu betala dina anställda, skattemyndigheter och förmånsgivare.

Betalning av löneskatter och personalförmåner har vanligtvis ett specificerat schema. Till exempel betalas försäkringspremier och sociala avgifter vanligtvis månadsvis. Å andra sidan betalas löneskatter vanligtvis kvartalsvis. När du betalar skattemyndigheter och förmånsgivare betalar du ut de belopp du hållit inne från dina anställdas bruttoinkomst. Vissa förmånsbetalningar har en arbetsgivarandel, så du måste betala dessa också.

När du betalar dina anställda är det viktigt att hålla sig till ditt utsedda betalningsschema. Detta schema bestäms i steg 2 när du ställer in en lönepolicy. Här är några vanliga sätt att fördela anställdas nettolön för varje löneperiod:

• Checkar skickas till dina anställdas hem eller delas ut på kontoret
• Direktinsättningar
• Förbetalda kort laddas enbart för hembetalning
• Mobilplånböcker som du kan sätta in sin nettolön på
• Kontanter

Vissa stater kräver att ett löneutdrag eller lönebesked ges till dina anställda varje lönedag. Detta kan vara antingen i tryckt eller elektroniskt format. Dessa lönebesked innehåller information om hur dina anställdas nettolön eller hemlön har beräknats. Det betyder att du måste ge detaljer om vad som påverkade deras hemlön, inklusive deras timpris, totala arbetade timmar inklusive övertid och deras avdragsgilla förmåner.

Steg 7: Bokslutskommunikéerna för löneskatten

Arbetet tar aldrig slut, och det är din lönelista också. Skattereglerna kräver att du upprättar bokslutsskatteredovisningar samt distribuerar dem till dina anställda. Varje anställds lönerapport vid årsskiftet eller formulär W-2 måste visa deras totala inkomster och skatter som betalats för perioden. De måste också få sina W-2-formulär senast den 31 januari följande år enligt skattelagstiftningen.

Steg 8: Uppdatera dina löneregister och lagra alla underlag för lönehantering

När du har betalat dina anställda för löneperioden måste du uppdatera dina löneregister. Dessa register måste återspegla alla viktiga detaljer om dina senaste löne- och skattetransaktioner som inkluderar några, om inte alla, av följande:

• Belopp som innehållits för federala löneskatter
• Innehållet belopp för sociala avgifter
• Medicare skatter från anställdas lön
• Eventuella skatteinsatser du gjort

Det är viktigt att uppdatera dina löneregister eftersom det innebär efterlevnad av federala arbetslagar såväl som skattelagar. Dessutom är det mycket lämpligt att du behåller dina lönedokument i händelse av lönetvister med anställda eller en IRS-granskning. Lönedokument som du bör behålla inkluderar, men är inte begränsade till, följande:

• Tidkort
• Lönestubbar
• Dokumentation om löneförhöjningar, samt andra detaljer kring förhöjningen.

Hur lång tid tar lönehanteringen?

Varaktigheten för lönehantering varierar från ett företag till ett annat, beroende på antalet anställda och vilken typ av lönemetoden de använder. Vanligtvis tar lönehanteringen några timmar, men om ditt företag hanterar lönerna manuellt tar det längre tid.

Om ditt företag använder lönetjänster och programvara från teknikföretag, sparar du tid. De flesta löneprogramvara innehåller redan beräkningar av löneskatt som kan ta upp en stor del av tiden om de görs manuellt.

Det tar bara kort tid – högst tre dagar – för anställda att få sin lön när du har lämnat in din färdiga lönelista.

Ditt företag, dina anställda och löner

Lönehantering är ingen lätt uppgift. Du måste ha i åtanke olika arbetslagar samt skattelagar för att hålla ditt företag kompatibelt. Det finns dock steg du kan vidta för att göra din lönehantering enklare, som vi listar igen nedan:

1. Etablera ditt företag som arbetsgivare
2. Skapa en lönepolicy
3. Samla in lönehandlingar från nyanställda medarbetare
4. Samla in, granska och godkänn tidrapporter
5. Beräkna anställdas bruttolön, bruttoavdrag och nettolön
6. Betalning av löner och löner till anställda och betala skattemyndigheter och förmånsgivare
7. Förbered löneskatterapporterna vid årets slut
8. Uppdatera löneregister och behåll lönedokument

Alla dessa steg hjälper dig att förbli kompatibel med vissa löneregler som fastställts av Internal Revenue Services (IRS) och Department of Labor (DOL).

Du kan också lägga ut löneleverantörer på entreprenad för att göra din lönehantering mindre tidskrävande och enklare. Du kan hitta mjukvaru- och lösningsleverantörer som också erbjuder lönetjänster. När du har köpt din löneprogram kommer att skräddarsys efter din lönepolicy och typ av verksamhet.

Omdefiniera din lönehantering med dessa steg och se hur enkelt det kan vara!

Vanliga frågor (FAQs) om hur man hanterar löner