Hur man skapar mappar i Gmail: En steg-för-steg-guide

Enligt Småföretagsbloggen, den genomsnittliga personen får över 100 e-postmeddelanden varje dag. Vad mer är, de flesta företag ökar sina e-postmarknadsföring budgetar. Med andra ord: nu är det dags att göra allvar med att reda ut din inkorg.

Tänk om du kunde minska bördan och hantera dina e-postmeddelanden mer effektivt? Du skulle spendera mindre tid på att känna dig överväldigad av det växande antalet e-postmeddelanden och mer tid på att fokusera på ditt företag.

Låter bra, men exakt hur uppnår man det?

I den här guiden kommer vi att lära dig hur du skapar mappar och filter samt listar några allmänna metoder för att förbättra dina färdigheter i e-postorganisation.

Vad är Gmail?

Gmail eller Gmail är en gratis webbaserad e-posttjänst som tillåter användare att söka, skicka och ta emot e-post.

Kul faktum, när Gmail först lanserades den 1 april 2004 trodde folk att det var ett aprilskämt. Från dag ett erbjöd den 1 GB lagringsutrymme – ungefär 100 gånger större än vad som fanns tillgängligt på marknaden – inbyggd Google-sökning och organiserad messageär gratis i konversationstrådar. Så det verkade för bra för att vara sant.

Som vi alla vet nu var det inte ett skämt och det var inte heller för bra för att vara sant.

Google utökade så småningom produkten till över 1.8 miljarder aktiva användare från och med i år. En viktig faktor för dess framgång och tillväxt var G Suite (Google Workspace idag), som låter användare samarbeta i molnet, dela dokument i realtid med Google Dokument och skicka e-post allt inom ett centraliserat ekosystem.

Dagens kostnadsfria personliga Google-konto har 15 GB, som delas mellan Google Drive, Gmail och Google Photos. Med generöst lagringsutrymme, åtkomst via mobil eller webbläsare och sömlös integrering av alla Googles tjänster är det lätt att förstå varför människor vänder sig mot Gmail som e-postleverantör.

Förstå grunderna i Gmail och dess funktioner

Som du säkert vet är det enkelt att skapa ett Google-konto. Det kontot ger användare åtkomst till Workspace, Gmail och Googles tjänster från ett ställe med sin nya Gmail-adress. När du väl är inloggad loggar tjänsten också automatiskt in på alla konton, som YouTube, Google Drive och Kalender.

De nio prickarna på höger sida visar alla värdefulla sammanlänkade tjänster:

Kontakter från din mobil kan synkroniseras och säkerhetskopieras till din Gmail. Om du vill importera bulkkontakter från olika e-postleverantörer stöder Gmail flera, såsom AOL, Hotmail och Yahoo!:

Beroende på din enhet finns det olika sätt att lägga till ett annat e-postkonto. Skärmdumpen ovan är från sidan med Gmail-inställningar (kuggsymbol uppe till höger, klicka på "Se alla inställningar"). Därifrån klickar du på "läs mer", och sedan visas panelen till höger. Klicka sedan på "lägg till ett annat e-postkonto till Gmail-kontot" markerat i blått, så kommer Googles instruktioner att vägleda dig i varje avsnitt.

Gmail-gränssnittet är enkelt, och du kan använda sökrutan för att hitta specifika bilagor i tidigare e-postmeddelanden eller nyckelord. Det är enkelt att skapa ett e-postmeddelande: tryck på "Skriv", skriv det och skicka. Du kan också stjärnmärka viktiga e-postmeddelanden i din inkorg med hjälp av stjärnsymbolen eller taggen "Viktigt", som så:

Gmail-mappar är kända och kallas "etiketter". De hjälper till att organisera messagefinns i din inkorg. Du kan kategorisera e-postmeddelanden med mer än en etikett, som "personligt", "viktigt" och "familj" – du kan lägga till så många nya etiketter du behöver. Dessutom kan du anpassa färgerna så att de passar dina etiketter, så att de sticker ut:

Etiketter finns oftast på den vänstra menypanelen om du rullar ner förbi "Kategorier" på listan (klicka på "Mer" för att komma åt dem). Etiketter kan appliceras på enskilda e-postmeddelanden och fungerar bra med filter (som fungerar som en uppsättning regler).

Du kan använda filter baserat på specifika sökord, avsändare och ämnen. De fungerar bäst när de appliceras på etiketter för att effektivisera din inkorg (och ge etiketter ett mer syfte).

Varför ska du använda etiketter för att organisera dina e-postmeddelanden?

Etiketter låter dig hålla koll på din inkorg och hjälper dig att hantera inflödet av e-post så att du kan hantera ditt arbete mer produktivt. Även om etiketter är mappar ger de mer flexibilitet, eftersom du kan märka e-postmeddelanden med flera olika etiketter (som taggar som du hittar i andra program).

Hur man skapar en ny Gmail-mapp på din dator

Det finns mer än ett sätt att lägga till etiketter, filter och underetiketter (undermappar) på Gmail. Nedan följer en steg-för-steg-guide för den enklaste metoden.

Steg 1: Logga in på ditt Gmail-konto

Skriv "Gmail" i Google, välj det första sökresultatet eller klicka på knappen "Logga in" i det övre högra hörnet:

Ange din Gmail-e-postadress och ditt lösenord för att logga in i din inkorg:

Steg 2: Skapa en ny etikett

Rulla ner i den vänstra menyrutan och klicka på "Skapa ny etikett":

Därefter visas en ruta som ber dig att "Ange ett nytt etikettnamn" (se steg 3 för några idéer här).

När du har skrivit in ditt namn lämnar du "Nest-etiketten under" omarkerad; annars skapar du en undermapp. Klicka sedan på "Skapa" för att avsluta steget.

En avisering visas i din inkorg. Se bilden nedan:

Steg 3: Hitta din etikett och färglägg den

Nu måste du hitta den skapade etiketten och färglägga den. För att göra det, gå till den vänstra menyrutan och klicka på de tre prickarna bredvid namnet på etiketten.

Det bör finnas ett alternativ för "Etikettfärg" och ett urval av färger att välja mellan. Välj en färg som passar din etikett eller klicka på "Lägg till anpassad färg":

Ett meddelande kommer att dyka upp och du bör se färgförändringen, så här:

Den nya etiketten är nu klar; Du kan upprepa dessa steg för att skapa flera etiketter.

Här är fyra etiketter du kan använda för en bra struktur:

• Slutförd (åtgärder vidtagna)
• Fokus krävs (kräver mycket läsning)
• Inte viktigt (allmän e-post)
• Brådskande reaktion (hög prioritet)

Steg 4: Markera e-postmeddelanden med etiketter

Nästa steg är att markera dina e-postmeddelanden med lämpliga etiketter.

För att göra det, klicka på e-postmeddelandena i din inkorg och klicka sedan på kryssrutan bredvid dem:

Gå sedan över till etikettsymbolen bredvid de tre vertikala prickarna, klicka på relevanta etiketter till de valda e-postmeddelandena och klicka på Använd när du är klar, så här:

De valda e-postmeddelandena ska nu ha rätt etikett(er) applicerade, som visas nedan:

Du kan också använda etiketter när du läser ett nytt e-postmeddelande genom att välja själva etikettknappen (i e-postmeddelandet).

Steg 5: Skapa ett filter för dina etiketter

Genom att skapa ett filter för dina etiketter kan du minska antalet onödiga e-postmeddelanden. Du kan tillämpa reglerna på specifika etiketter.

Klicka på "Visa sökalternativ" till höger, så här:

Och fyll i de tillämpliga kategorierna:

När du har fyllt i några detaljer visas knappen "skapa filter" i blått. Oroa dig inte; här är en snabbguide till de termer som används:

• "Från" är där du kan lägga till e-postadresser eller domännamn.
• 'Till' hänvisar till andra du vill inkludera; detta kan användas på ett arbetsplatsscenario, men bara av personer du litar på. Om du är osäker, lämna tomt.
• 'Ämne' är e-posttiteln; igen, fyll bara i det du känner är nödvändigt för ditt filter.
• "Inkluderar orden" är utmärkt för sökord eller fraser.
• Datum inom har en rullgardinsmeny för olika perioder, och det finns en kalender för specifika datum till höger.
• Sök har rullgardinsalternativ för var du vill använda filtret, som "Inkorg", "All e-post" etc.

När du är klar klickar du på den blå knappen för att skapa ett filter.

En lista med viktiga val kommer att visas. Markera lämpliga val som gäller, så här:

Välj "Hoppa över inkorgen" om du inte vill att mailet ska visas i din inkorg. Klicka sedan på "Använd etiketten".

Slutligen klickar du på "Använd även filter på matchande konversationer" – detta kan minska mängden e-postmeddelanden som kommer till din inkorg. Ett meddelande kommer då att visas som säger att du har skapat ett filter.

Grattis, du har gjort en etikett(er) och ett filter. Antalet messages kommer nu att visas bredvid din nya etikett:

Det är så man skapar mappar i Gmail.

Hur man skapar en undermapp på Gmail

Så du vet hur man skapar etiketter och tillämpar filter, men hur är det med en undermapp? Det här nästa avsnittet kommer att förklara hur man lägger till en undermapp (även känd som underetiketter) på Gmail.

Det är värt att nämna att du kan skapa en undermapp via samma process som att lägga till en ny etikett. Klicka bara på "lägg till ny etikett", namnge den och markera "Nestetikett" under rullgardinsmenyn för att skapa en undermapp.

Som sagt, metoden nedan kommer redan att ha den etikett du vill ha – och den kommer att fyllas i automatiskt.

Steg 1: Lägg till en ny undermapp

Klicka på de tre vertikala prickarna bredvid etiketten som du vill lägga till en undermapp. En lista kommer att visas. På den här listan klickar du på "Lägg till underetikett". Det ska se ut så här:

Steg 2: Namnge din undermapp

En ruta visas och "Nest-etiketten under" kommer automatiskt att fyllas i, så här:

Fortsätt att namnge din undermapp och klicka sedan på "Skapa".

Efteråt får du ett meddelande som liknar bilden nedan:

Steg 3: Kontrollera undermappen och färglägg den

Kolla helt enkelt under en etikett för att se din nya underetikett, så här:

Den här undermappen kan anpassas med en färg, precis som du gjorde med etiketterna:

Steg 4 (Valfritt): Välj alla e-postmeddelanden du vill lägga till i undermappen

För att lägga till e-postmeddelanden i en undermapp, välj helt enkelt messages i din inkorg och markera relevanta rutor.

Välj sedan din underetikett och klicka på "Använd":

Ett meddelande visas när du har slutfört detta steg:

Om du vill flytta dina valda konversationer till andra etiketter eller underetiketter, klicka på ikonen till vänster med en mapp och pil:

Ett meddelande visas efteråt:

Så skapar du undermappar i Gmail.

Hur man skapar en ny Gmail-mapp med hjälp av mobilappen

Denna metod är för både Android- och iPhone-enheter. Se till att du uppdaterar din enhet med den senaste versionen av Gmail-appen (via Google Play eller App Store) innan du börjar med stegen nedan.

Steg 1: Öppna Gmail-appen

Öppna appen på din mobila enhet så här:

Steg 2: Hitta menyknappen

I Gmail-appen, tryck på menyknappen, som visas nedan:

Därifrån rullar du ned i panelen tills du kommer till etikettsektionen och trycker på "Skapa ny etikett":

Det var allt för det här steget.

Steg 3: Namnge etiketten

Nu måste vi namnge etiketten. För att göra det klickar du på "Namnge ny etikett" och trycker på "Klar" när du är klar.

En tom mapp skapas, som visas nedan:

Steg 4: Välj e-postmeddelanden för etiketten

Tryck på menyknappen och välj de e-postmeddelanden du vill lägga till i den nya etiketten (mappen) du har skapat:

För att välja e-postmeddelandet, tryck och håll ned det – det kommer då att visas markerat. Tryck sedan på ikonen med tre horisontella prickar.

Steg 5: Flytta e-postmeddelandena till mapparna

Tryck nu på "Etikett" och välj den etikett du vill ha:

Slutligen, tryck på bocken till höger bredvid etiketten för att slutföra processen.

Du kommer att se ett meddelande som säger att det har lagts till i mappen. Så skapar du mappar i Gmail med mobilappen.

Användbara Gmail Inbox Hacks

Du kan hitta några användbara Gmail-inkorgshack nedan.

1 Hack

Gmail-inställningarna (kuggikonen) låter dig hantera allt i din inkorg. Du kan skapa etiketter och filter och till och med ta bort dem om det behövs.

Om du inte kan komma åt Gmail-mobilappen kan du logga in på Gmail-skrivbordet via din telefon och sedan lägga till etiketter från Gmail-inställningarna under "Etiketter".

2 Hack

Gmails praktiska "ångra skicka"-funktion låter dig få tillbaka kontrollen över e-postmeddelandet så att du kan lägga till bilagan (eller mottagaren som du kanske har missat):

Standardaviseringen på fem sekunder kan förlängas i upp till 30 sekunder via rullgardinsmenyn längst ned på sidan:

3 Hack

Du kan ordna din inkorg så att viktig e-post visas först genom att välja "Snabbinställningar", klicka på kuggsymbolen och sedan klicka på "Viktigt först":

Varje gång du klickar på ikonen "viktigt" lär du Google AI vilka e-postmeddelanden som är viktiga och du kan snabbt avmarkera messagedet är det inte. Eller, om du vill visa stjärnmärkta e-postmeddelanden först, markera helt enkelt "Stjärnmärkta först"; den enda skillnaden med stjärnmärkta e-postmeddelanden är att Google inte stjärnmärker dem automatiskt åt dig.

4 Hack

Visste du att du kan skicka ett e-postmeddelande som raderar sig själv efter en vald period? Det är fördelaktigt om du skickar känslig information "bara för dina ögon" till en annan person - de kan inte skicka, vidarebefordra eller skriva ut meddelandetsage.

I ett öppet e-postmeddelande väljer du "Växla konfidentiellt läge" så här:

En ruta med rullgardinsval visas:

När du har valt utgångsdatum klickar du på "Spara", så visas en ny ruta i e-postmeddelandet:

Nu är du redo att skicka din e-post till mottagaren.

5 Hack

För att lägga till ytterligare ett säkerhetslager i "Växla konfidentiellt läge" kan du också välja tvåstegsautentisering genom att markera rutan "SMS-lösenord", så här:

Google skickar ett lösenord till mottagarens mobil; endast de kan öppna e-postmeddelandet med den medföljande koden.

Slutsats

Vid det här laget kommer du att veta hur du skapar etiketter och filter och kommer att ha lärt dig några allmänna tips för att strukturera din inkorg i Gmail. Om du har några förslag för att hålla din inkorg organiserad, lägg gärna till i diskussionen nedan.