Notion Kommentarer: 4.7/5 — Högt betyg

Begreppsrecension: Är den här projektledaren rätt för dig?

Medan ett relativt nytt inträde på projektledningsområdet, har Notion utvecklats ganska snabbt för att möta användarnas behov. Det är en plattform som är känd för sin mångsidighet, och det är ett välkänt alternativ för individer och team som vill ha ett tillförlitligt verktyg för att organisera och hantera uppgifter – från anteckningar till djupgående projektledning.

Men innehåller det bästa projektledningstekniker för att hjälpa dig eller ditt team att bli organiserad?

Låt oss ta reda på.

Vad är uppfattning?

Notion är en molnbaserad arbetsyta där individer och små team kan göra anteckningar, skapa dokument, spåra projekt och organisera och hantera uppgifter på ett och samma ställe. Det kallas ofta för en "allt-i-ett"-arbetsyta eftersom användare kan samla alla sina projekt på en enda plattform.

Notions popularitet bland proffs och studenter tillskrivs dess personalisering som passar alla arbetsflöden. Som användare har du friheten att anpassa layouten på din arbetsyta, samtidigt som du får användbar vägledning och mallar som hjälper dig att komma igång.

Bakgrund om begreppet

Notion grundades 2016 och startade som en anteckningsapp men har utvecklats till en omfattande projektledning verktyg för soloprenörer och små team. Plattformens uppdrag är att göra det möjligt för människor att forma det produktivitetsverktyg de använder varje dag för att matcha deras behov.

Komma igång med Notion

Varje funktion på Notion är designad för att hjälpa användare att vara så organiserade som möjligt.

Plattformen är uppdelad i sidor som kan kapslas eller sammanlänkas när det passar dig. Så snart du registrerar dig kommer du att omdirigeras till din välkomstskärm som innehåller några tips för att komma igång. Detta inkluderar länkade videor som hjälper dig att skapa din första sida och ställa in dina att göra-listor och projekt.

På vänster sida hittar du en lista med standardsidor, som "Snabbanteckning", "Personligt hem" och "Task List" som du kan anpassa och lägga till. När du skapar en ny sida kommer den att dyka upp på den vänstra panelen. Du kan lägga till personliga rubrikbilder, beskrivande kommentarer och lägga till tillhörande ikoner på dina sidor.

Klicka helt enkelt var som helst på en sida för att lägga till block för enskilda delar av innehåll som text, listor, media, länkar och undersidor. Du kan också bara skriva "/" för att få fram en meny med block som du kan lägga till på din nya sida.

Så fungerar Notion: Nyckelfunktioner

Även om Notion började som en anteckningsapp har den blivit mycket mer än så. Verktyget har lovande funktioner som går utöver att skapa att-göra-listor och gör det till en kompetent produktivitets- och projektledningsapp.

Integrerade användarhandböcker

En lovvärd egenskap hos Notion är att användarguider redan är inbäddade i plattformen. Om du till exempel vill skapa ett nytt dokument hittar du guider om hur du får ut det mesta av den förinstallerade sidan.

Naturligtvis kan detta vara en hit eller miss. Vissa användare kan vara tacksamma för steg-för-steg-guiderna, medan andra kan vara frustrerade över att manuellt ta bort förinstallerade guidesidor för att rensa upp sin arbetsyta.

Anpassningsbara sidor och mallar

Notion gör det enkelt för dig att skapa sidor och dokument i vilken stil du vill. Sidor är som mappar där du kan lagra all information relaterad till ett visst ämne. Du kan inkludera en rad block eller objekt på dina sidor som text, växlingslistor, att göra-listor, bilder, videolänkar, tabeller, tavlor och kartor.

Varje ändring du gör på en sida eller ett block sparas automatiskt i Notion. Så du kan alltid gå tillbaka och se historiken för en sida om det är något du vill återställa. Detta är ganska användbart när du gör ett misstag eller bara vill experimentera med olika versioner av en sida.

Begreppet är också väldigt generöst när det kommer till mallar. Det ger användarna massor av alternativ, oavsett om de skapar blogginlägg, artiklar, evenemangsscheman eller produktlanseringsplaner. Lyckligtvis är alla mallar helt anpassningsbara så att du kan ändra dem efter din smak utan att behöva bygga från grunden. Plattformen uppmuntrar också användare att skicka in sina egna mallar så att biblioteket växer för att passa ett bredare utbud av behov.

Samarbetande arbetsytor

Användare kan skapa olika arbetsytor för olika projekt, vilket är användbart om du behöver hantera flera projekt samtidigt. Varje arbetsyta kommer att ha sina egna sidor så att all din information förblir separat och organiserad.

Med Notion kan du bjuda in andra personer till din arbetsyta så att du kan samarbeta i realtid. Hur många gäster du kan ha åt gången beror på vilken plan du väljer.

integrationer

Som en bra arbetsyta borde integreras Notion med ett brett utbud av populära produktivitetsverktyg så att du enkelt kan dela information över de plattformar du använder. Dessa verktyg inkluderar Slack, GitHub, Zoom, Trello, Google Drive och mer.

Du kan till exempel använda Google Drive-integrationen för att snabbt lägga till och dela filer från din Google Drive direkt till din Notion-arbetsyta.

Begreppet AI

Notion AI är en kärnfunktion för arbetsytor. Det är en uppkopplad assistent som drivs av flera stora språkmodeller och är utvecklad för att öka din kreativitet och skriva innehåll snabbare. I huvudsak eliminerar den behovet av att hoppa mellan ditt arbete och ett separat AI-drivet verktyg.

Funktionen kan hjälpa dig att generera idéer för blogginlägg, inlägg på sociala medier, pressmeddelanden, arbetsbeskrivningar, mötesagendor och mer. Du kommer också att kunna sammanfatta delar av innehåll, korrekt stavning och grammatik och översätta text (engelska, spanska, kinesiska och franska).

Användningsfall för begrepp

Soloprenörer

Individer som arbetar frilans kommer att dra nytta av ett organisationsverktyg som Notion. Det kan hjälpa till med en mängd olika processer som:

• Dokumentera och hantera karriärmål
• Organisera projekt för olika kunder
• Hantera scheman för skapande av innehåll

Professionella team

Små professionella team kan dra nytta av Notions funktioner eftersom det säkerställer att alla teammedlemmar kan samarbeta på samma verktyg för flera ändamål. Dessa syften inkluderar:

• Planera möten och spela in mötesanteckningar
• Ställa in uppgiftslistor baserat på prioritet
• Drawing upp onboarding-dokumentation för rekryter
• Brainstorming av interna teammål (digital förslagslåda)
• Organisera en företagslista

Studenter

Studenter använder sig också mycket av Notion på grund av dess imponerande antecknings- och organisatoriska förmåga. Elever kan enkelt organisera sina anteckningar efter klass och hålla reda på all läsning och uppgifter (före förfallodatum) för varje klass. Det bästa är att Notion till och med kan tillåta enklare samarbete för gruppprojekt eftersom den kostnadsfria planen tillåter delning med upp till 10 gäster.

Vad gör att Notion sticker ut från andra plattformar?

Begreppet sticker ut på två stora sätt; den är mycket anpassningsbar för att stödja alla arbetsflöden, och den samlar allt arbete på en delad plats.

Till skillnad från många produktivitetsverktyg fokuserar Notion inte bara på att lösa ett problem, som organisation. Sättet som Notion är designat på ger användarna friheten att forma sin arbetsyta på ett sätt som fungerar bäst för dem. Å ena sidan kan individer använda den för att hålla sina anteckningar, att göra-listor, kalendrar och journaler på en tillgänglig plattform. Dessutom kan professionella team använda det för att skapa samarbetsdokument, produktfärdplaner och wikis för sitt företag.

Begreppsprissättning

Notion har fyra prisplaner: Gratis, Plus, Företag och Företag. Besök Notions prissida för aktuella priser.

• Personligt (gratis): Den evigt fria planen tillåter användare att skapa obegränsade sidor och block med en tillåtelse på 5 MB filuppladdningar. Du kan också dela eller samarbeta i projekt med maximalt 10 gäster och få grundläggande sidanalys, 7-dagars sidhistorik och integration med andra verktyg som Slack eller GitHub.
• Plus: Plus-planen är inriktad på små yrkesgrupper. På den här planen kan du bjuda in upp till 100 gäster för samarbete. Du får också obegränsade filuppladdningar och 30-dagars sidhistorik.
• Företag: Den här planen är för företag som använder Notion för att koppla ihop många team och verktyg och du kan bjuda in upp till 250 gäster. Du får också autentiseringsfunktioner (SAML + enkel inloggning), privata teamutrymmen, massexport av PDF-filer, avancerad sidanalys och 90-dagars sidhistorik.
• Företag: Detta abonnemang är inriktat på medelstora till stora företag och erbjuder mer avancerade funktioner. Du måste kontakta Notions säljteam för att diskutera prissättningen som passar ditt företags komplexa behov. Du kan begära en provversion av denna specifika plan om du hellre vill prova den innan du gör några betydande investeringar.

Notion AI ingår i alla betalda planer utan extra kostnad.

Utöver sin kärnarbetsyta har Notion utökat sin produktsvit med Notion Calendar, en fristående kalenderapp som integreras direkt med din arbetsyta, och Notion Sites, som låter dig publicera vilken Notion-sida som helst som en elegant webbplats.

Notions för- och nackdelar

Fördelar

• Anpassningsfunktionerna är bättre än de flesta.
• En bra lösning för att göra anteckningar och skapa att-göra-listor.
• Du kan använda Notion för att skapa wikisidor eller enkla webbplatser med användbar information om ditt företag eller dina produkter.
• Prissättningen är överkomlig för soloprenörer och små team.
• Den evigt fria planen har tillräckliga funktioner för soloprenörer.
• Mappstrukturen tillåter genvägar så att du kan nå ditt innehåll från flera ställen.
• Notions handledningar är omfattande för alla att förstå och supportteamet är lyhört och hjälpsamt.

Nackdelar

• Även om Notions användargränssnitt är mycket användbart, kan det ibland bli rörigt när du börjar lägga till flera projekt, vilket kan vara överväldigande för nybörjare.
• Avancerade projektledningsfunktioner, såsom rapportering, tidsspårning och Gantt-diagram saknas.
• Att hantera flera projekt på Notion kan bli tråkigt.
• Kanske inte det bästa alternativet för den som letar efter projektledningsprogramvara för mjukvaruutveckling.

Är idé rätt för dina organisatoriska behov?

Notion bör berömmas för sin enkelhet, förtrogenhet och prisvärdhet. Om du behöver en enkel instegslösning för att skapa innehåll och planera och hantera projekt är Notion ett utmärkt val.

Med det sagt kanske stora företag som har komplexa behov inte ser plattformen som tillräckligt omfattande för att effektivisera sin projektledning. Notion är dock ett verktyg som fortsätter att utvecklas och som arbetar hårt för att förbättra sina möjligheter för att passa företag av alla storlekar.

Försök med Notion

Om du vill fortsätta kolla andra projektledningsprogramvara som kanske passar dig bättre, Findstack har fler användbara recensioner och insikter som du kan ta en titt på. Vårt mål är att hjälpa dig hitta rätt verktyg för dina behov.